Muitos empreendedores acreditam que organizar as tarefas numa pequena empresa é algo simples e que não dá trabalho.
Afinal de contas, nelas o número de funcionários e tarefas são menores. Consequentemente, a lógica seria uma menor necessidade de agir dessa forma.
Entretanto, isso é um mito que pode prejudicar a eficácia nos resultados e reduzir o seu potencial de crescimento no mercado.
Organização é sempre necessária, pois, afeta diretamente a produtividade. Bem como, a utilização de recursos e matérias-primas.
Por isso, neste artigo irei mostrar 5 formas para organizar as tarefas para alavancar o desenvolvimento do seu negócio, continue lendo.
Dicas Para Organizar As Tarefas Da Sua Pequena Empresa
Saber dividir as tarefas dentro de uma empresa é muito importante para que o trabalho seja feito da maneira ideal, seguindo os processos traçados.
Além disso, é possível aumentar produtividade e reduzir falhas. Mas, isso só é possível quando a empresa é organizada.
Considere aqui aquele velho ditado “tamanho não é documento” e entenda que isso se aplica ao seu negócio, mesmo que ele seja pequeno.
Para que você consiga colocá-lo em ordem, uma boa dica é implementar sistemas de automatização. Um assunto que irei abordar juntamente com outras ideias abaixo.
Utilize softwares de gestão de processos
Independentemente se a sua empresa vende produtos, serviços ou os dois, para isso existe um determinado número de processos.
Ou seja, são as operações que tornam sua venda possível. Isso pode ser a fabricação de um produto que vá até o consumidor final.
Bem como, a simples compra de materiais, em todos os casos é preciso que todas as fases do processo estejam alinhadas para torná-lo:
- Eficaz;
- Lucrativo;
- Otimizado.
Um sistema automatizado de gestão integrada permite maior controle e entendimento de todas as atividades da empresa.
O que possibilita a cooperação entre as diferentes funções dos colaboradores. Além de ser possível identificar de pontos de melhoria na execução dos processos.
Implemente um controle financeiro assertivo
Para organizar as tarefas da pequena empresa também é preciso se voltar ao setor financeiro dela.
Ou seja, é importante trabalhar com um controle de gastos. Uma vez que, é através dele iremos mapear:
- Quais são os custos fixos e variáveis;
- Se a rentabilidade é maior que a despesa;
- O que é essencial e o que pode ser reduzido/cortado;
- Média sazonal de lucros ao longo do ano;
- E muito mais.
É importante ter noção daquilo que mais dá lucro e do que mais causa custo, avaliando se essa relação é boa ou não.
Desse modo, você também pode recorrer a softwares de finanças. Através deles é possível mapear tudo isso e ainda planejar o caixa da empresa.
Já imaginou criar demonstrativos financeiros e planejamento de forma automatizada?
Utilize a nuvem para organizar as tarefas da pequena empresa
Já imaginou se um dia a empresa é furtada ou algo acontece e os computadores e notebooks utilizados param de funcionar?
Isso pode prejudicar completamente a empresa pela perda de dados! Mas, com a sincronização de arquivos e sistemas em nuvem você evita isso.
Ao fazer isso além de manter a segurança da sua empresa, você aumenta a acessibilidade para qualquer tipo de dispositivo.
O que pode ser feito através do OneDrive, Google Drive e do Dropbox, por exemplo. Mas, você também pode recorrer a serviços mais “sob medida”.
Esse é um tipo de medida que garante a organização em um nível integrado também, facilitando a comunicação dentro da empresa.
Organize sua relação com os clientes
Dentro de qualquer empresa, encontramos os setores de marketing e venda que se beneficiam bastante da automatização.
O que, nesses casos, acontece através do Customer Relationship Management (CRM). Também conhecido em português como Gestão de Relacionamento com o Cliente.
Sendo assim, as ferramentas utilizadas para organizar o cadastro de leads, potenciais clientes e aqueles que já fizeram compras.
Através deles é possível armazenar dados sobre produtos/serviços que eles demonstraram interesse. Bem como, conversas e dados sobre algo já adquirido.
Com isso, os dois setores conseguem ter maior assertividade na criação de estratégias de conversão, através de campanhas e abordagens diretas.
Pois, a lista de contatos estará organizada e segmentada de maneira ideal, elevando a produtividade!
Organize as tarefas da empresa com uma comunicação eficiente
Ao longo do artigo falamos diversas vezes sobre o uso de integração para melhorar a comunicação na pequena empresa, certo?
Muitas vezes a comunicação acaba sendo feita no boca a boca. Já que o pensamento mais comum é de que se o ambiente é pequeno, não precisa registrar.
Contudo, isso muitas vezes leva ao erro e as falhas como as que acontecem quando o e-mail é a principal ferramenta utilizada.
O ideal é que a empresa utilize softwares específicos para delegar tarefas. Ele pode ser combinado ao de gestão de processos ou separado, mas, sempre possibilitando:
- Adicionar etiquetas, notas e comentários;
- Inserção de datas iniciais e prazo;
- Menção aos colaborados que o utilizam;
- Pastas para projetos novos, em andamento e concluídos/arquivados.
Toda empresa para funcionar de forma ideal, necessita de uma boa ferramenta de acompanhamento de tarefas.
Ele vai muito além da gestão e dos pontos de melhoria. Seu objetivo é realizar uma comunicação ágil, eficaz e registrável!
Conclusão
Em resumo, organizar as tarefas numa pequena empresa é tão importante quanto nas de média e grande porte.
Isso porque permite um fácil acesso às informações e aos dados. Tanto de fornecedores e clientes, quanto da própria empresa, em setores como de finanças e recursos humanos.
O que faz com que a produtividade eleve, reduzindo o tempo gasto com a procura, e que gestores possam tomar decisões mais rápidas e assertivas.
Além disso, a organização ainda melhora o uso de seus recursos. Evitando o desperdício, seja ele humano, relativo a matérias-primas ou de tempo.
Fatores esses que determinam o potencial de crescimento e competição no mercado, frente a outras empresas.
Sua empresa já utiliza algum tipo de sistema automatizado? Conte sua experiência para gente nos comentários.
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